Kirjoittaja: Vocab Team
Päivitetty:
Englanninkielisten sähköpostien kirjoittaminen: Aloittelijan opas
Aloita oikean englannin sanavaraston rakentaminen Vocabilla
Ilmainen lataus. Opi nopeammin jaksotetulla kertauksella, teemalistoilla ja natiiviääntämyksellä - ja muista opitut sanat.
Englanninkielisten sähköpostien kirjoittaminen: Aloittelijan opas
Nykymaailmassa taito kirjoittaa sähköposteja englanniksi on välttämätön taito. Riippumatta siitä, kommunikoitko ulkomaisten kollegoiden kanssa vai käyt henkilökohtaista kirjeenvaihtoa, englanninkielisen sähköpostin perusrakenteen ja sääntöjen tunteminen auttaa sinua luomaan oikeanlaisen vaikutelman ja saavuttamaan haluamasi tuloksen.
Englanninkielisen sähköpostin rakenne
Jokaisen englanninkielisen sähköpostin tulee sisältää tiettyjä keskeisiä elementtejä. Tarkastellaan niitä tarkemmin:
Subject Line (Aiherivi)
- Oltava lyhyt ja informatiivinen
- Esimerkki: "Meeting Request: Project Discussion" - "Kokouspyyntö: Projektin käsittely"
- Vältä isojen kirjainten ja liiallisten välimerkkien käyttöä
Greeting (Tervehdys)
- Muodollinen: "Dear Mr./Ms. [Last name]" - "Hyvä herra/rouva [Sukunimi]"
- Vähemmän muodollinen: "Hello [Name]" - "Hei [Nimi]"
- Epämuodollinen: "Hi [Name]" - "Moi [Nimi]"
Body (Pääteksti)
- Aloita johdantolauseella
- Ilmaise viestin tarkoitus selkeästi
- Jaa teksti loogisiin kappaleisiin
Hyödyllisiä fraaseja liike-elämän viestintään
Miten lopettaa sähköposti englanniksi
Sähköpostin lopetus on tärkeä osa viestiä, koska se kertoo sävystäsi ja tekee viestistä viimeistellyn. Lopetus valitaan tilanteen mukaan: muodolliseen viestiin sopii rauhallinen ja asiallinen lopetus, kun taas tutummassa viestissä voit käyttää rennompaa sävyä.
Yleisiä lopetusfraaseja:
- "Best regards" - turvallinen ja yleiskäyttöinen lopetus, joka sopii useimpiin työviesteihin
- "Kind regards" - hieman pehmeämpi ja hyvin kohtelias vaihtoehto
- "Sincerely" - muodollinen, usein virallisissa viesteissä
- "Thanks" tai "Thank you" - hyvä, kun pyydät jotakin tai haluat kiittää
- "Best" - lyhyt ja melko neutraali, sopii tuttuihin työyhteyksiin
Esimerkki lopusta:
"Thank you for your help. I look forward to your reply. Best regards, Anna"
Suomeksi tämä tarkoittaa: "Kiitos avustasi. Odotan vastaustasi. Ystävällisin terveisin, Anna"
Sähköpostin allekirjoitus englanniksi
Hyvä allekirjoitus on selkeä ja ytimekäs. Usein riittää:
- etunimi
- koko nimi, jos viesti on muodollinen
- tehtävänimike, jos kirjoitat työasioissa
- yrityksen nimi ja yhteystiedot, jos se on tarpeen
Esimerkki allekirjoituksesta:
Anna Virtanen
Marketing Specialist
LearnTrain English
anna.virtanen@example.com
Jos kirjoitat epämuodolliselle tuttavalle, pelkkä etunimi voi riittää. Jos taas kirjoitat asiakkaalle, esihenkilölle tai virallisessa tilanteessa, käytä koko nimeä ja tarvittaessa yhteystietoja.
Harjoitus: valitse sopiva lopetus
Mikä lopetus sopii parhaiten seuraaviin tilanteisiin?
- Kirjoitat asiakkaalle ensimmäistä kertaa.
- Vastaat kollegalle, jonka tunnet hyvin.
- Pyydät lisätietoa virallisessa viestissä.
Vastaukset:
- Best regards tai Kind regards
- Best tai Thanks
- Sincerely tai Kind regards
Etiketti ja yleiset virheet
Liike-elämän viestinnässä on tärkeää käyttää sopivia fraaseja. Tässä muutamia esimerkkejä:
Viestin aloitus:
- "I am writing to inquire about..." - "Kirjoitan tiedustellakseni..."
- "I would like to follow up on..." - "Haluaisin seurata..."
- "Thank you for your email regarding..." - "Kiitos sähköpostistanne koskien..."
Viestin lopetus:
- "I look forward to hearing from you" - "Odotan vastaustanne"
- "Best regards" - "Ystävällisin terveisin"
- "Kind regards" - "Parhain terveisin"
Etiketti ja yleiset virheet
Englanninkielisiä sähköposteja kirjoitettaessa on tärkeää noudattaa tiettyjä etikettisääntöjä ja välttää tyypillisiä virheitä:
Etiketin perussäännöt:
- Tarkista aina oikeinkirjoitus ja kielioppi
- Vastaa viesteihin 24-48 tunnin kuluessa
- Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta
- Noudata tilanteeseen sopivaa muotoa ja tyyliä
Yleisiä virheitä:
- Epämuodollisen kielen käyttö liike-elämän viestinnässä
- Viestissä mainittujen liitteiden unohtaminen
- Viestien lähettäminen ilman aihetta
- Isojen kirjainten väärä käyttö
Englanninkielisten sähköpostien kirjoitustaidon parantamiseksi suosittelemme Vocab-sovelluksen (vocabtech.com) käyttöä, josta löydät paljon hyödyllisiä fraaseja ja ilmaisuja liike-elämän viestintään. Säännöllinen harjoittelu ja huomion kiinnittäminen yksityiskohtiin auttavat sinua tulemaan varmemmaksi englanninkielisten sähköpostien kirjoittamisessa.
Hyödyllinen vinkki: Luo oma pohja usein käyttämillesi viesteille. Tämä säästää aikaa ja auttaa välttämään virheitä. On myös hyödyllistä pitää sanastoa usein käytetyistä fraaseista ja ilmaisuista, jotka voit löytää nopeasti tarvittaessa.
Lopuksi muista, että liike-elämän viestinnässä tärkeintä on selkeys ja ammattimaisuus. Noudattamalla näitä ohjeita ja harjoittelemalla säännöllisesti pystyt kommunikoimaan tehokkaasti englanninkielisten kollegoiden ja kumppaneiden kanssa.
Suositellut artikkelit
Näin valitat ja ratkaiset ongelmat englanniksi: ravintolasta lentoyhtiöön – täysi opas varmaan asiointiin
Kuinka kirjoittaa kutsu englanniksi: synttäreistä bisnestapaamisiin
Opi, miten kirjoitat kutsun englanniksi mihin tahansa tilanteeseen – syntymäpäivistä bisnestapaamisiin. Esimerkkejä virallisista ja epävirallisista fraaseista, rakenne, yleisiä virheitä ja vinkkejä.
Kieltäytyä englanniksi kohteliaasti: 15 tilannetta, fraasia ja harjoitus
Opi kieltäytymään englanniksi kohteliaasti eri tilanteissa. Saat valmiit fraasit työhön, kutsuihin, pyyntöihin ja arjen keskusteluihin sekä pienen harjoituksen.
Kuinka puhua harrastuksista englanniksi: fraaseja ja esimerkkejä
Kuinka laatia täydellinen ansioluettelo englanniksi: rakenne, esimerkit ja vinkit
Kuinka onnistua neuvotteluissa englanniksi: fraasit, esimerkit ja harjoitus
Opi onnistumaan neuvotteluissa englanniksi käytännöllisillä fraaseilla, selkeillä esimerkeillä, yleisillä virheillä ja lyhyellä harjoituksella. Sopii sinulle, jos haluat puhua varmemmin kokouksissa, neuvotteluissa ja työtilanteissa.
Englanninkielinen työhaastattelu 2025: 10 kysymystä & vinkit onnistumiseen
5 minuuttia
Testaa englannin sanastosi 5 minuutissa
Selvitä tarkka sanastotasosi ilmaisella testillä. Tämä toimii myös nopeana englannin tasotestinä: perussanoista edistyneisiin, saat A1-C2 tuloksen heti.