Penulis: Vocab Team
Terakhir dikemas kini:
Cara Menulis E-mel Bahasa Inggeris untuk Urusan Kerja
Mula bina kosa kata Inggeris sebenar dengan Vocab
Muat turun percuma. Belajar lebih cepat dengan pengulangan berjarak, senarai bertema dan sebutan penutur asli - dan kekalkan perkataan yang dipelajari.
Menulis e-mel kerja yang jelas dan sopan
E-mel bahasa Inggeris untuk urusan kerja tidak perlu berbunyi terlalu rumit. Tujuannya ialah supaya penerima cepat memahami sebab anda menulis, tindakan yang anda perlukan, dan bila anda memerlukan jawapan. Dengan struktur yang kemas dan beberapa frasa sopan, anda boleh menulis e-mel dengan lebih yakin.
Panduan ini memfokuskan e-mel kerja seperti pertanyaan, permintaan, susulan, dan urusan projek.
Lima bahagian e-mel kerja
1. Tajuk e-mel
Subject line ialah tajuk ringkas yang menerangkan isi e-mel. Gunakan kata yang khusus, bukan tajuk umum seperti Hello atau Important.
- Request for a meeting about the website project bermaksud permintaan mesyuarat tentang projek laman web.
- Question about the invoice dated 12 March bermaksud pertanyaan tentang invois bertarikh 12 Mac.
- Follow-up on our proposal bermaksud susulan tentang cadangan kami.
Tajuk yang baik membantu penerima memahami keutamaan e-mel sebelum membukanya.
2. Salam pembuka
Pilih salam berdasarkan hubungan anda dengan penerima.
-
Dear Ms Lim, sesuai apabila anda menulis secara rasmi kepada seseorang yang anda belum kenal rapat. Gunakan nama keluarga selepas Mr., Ms., atau Dr. jika sesuai.Contoh: Dear Mr Wong, I am writing about our meeting tomorrow. Ini bermaksud anda menulis kepada Encik Wong tentang mesyuarat esok.
-
Hello Aisha, sesuai untuk rakan sekerja atau hubungan kerja yang agak biasa.Contoh: Hello Aisha, thank you for your help with the report. Ini bermaksud terima kasih atas bantuan Aisha dengan laporan itu.
-
Hi Daniel, sesuai dalam komunikasi kerja yang kurang rasmi, terutamanya jika penerima menggunakan gaya ini dahulu.Contoh: Hi Daniel, could you send me the final file? Ini bermaksud meminta Daniel menghantar fail akhir.
Jika anda mengetahui nama penerima, gunakan namanya. Salam seperti Dear Sir or Madam, boleh digunakan apabila nama benar-benar tidak diketahui, tetapi terasa lebih umum.
3. Ayat pembuka dan tujuan
Dalam perenggan pertama, terus nyatakan sebab anda menulis. Frasa berikut berguna untuk situasi berbeza.
Bertanya atau meminta maklumat
-
I am writing to ask about... bermaksud anda menulis untuk bertanya tentang sesuatu.Contoh: I am writing to ask about the delivery date for our order. Anda bertanya tentang tarikh penghantaran pesanan.
-
Could you please tell me... ? ialah cara sopan untuk meminta maklumat.Contoh: Could you please tell me when the training will begin? Anda meminta tarikh atau masa latihan bermula.
-
Would it be possible to... ? sesuai apabila anda mahu meminta sesuatu dengan nada berhati-hati.Contoh: Would it be possible to move the meeting to Friday? Anda bertanya sama ada mesyuarat boleh dipindahkan ke hari Jumaat.
Membuat susulan
-
I would like to follow up on... bermaksud anda ingin mendapatkan perkembangan tentang perkara yang telah dibincangkan.Contoh: I would like to follow up on the proposal I sent last week. Anda membuat susulan tentang cadangan yang dihantar minggu lalu.
-
I am writing to check whether... membantu anda bertanya tanpa kedengaran mendesak.Contoh: I am writing to check whether you received my previous email. Anda ingin memastikan e-mel terdahulu telah diterima.
Membalas e-mel
-
Thank you for your email regarding... bermaksud terima kasih atas e-mel yang berkaitan dengan topik tertentu.Contoh: Thank you for your email regarding the new schedule. Anda mengakui e-mel tentang jadual baharu.
-
Thank you for getting back to me. sesuai apabila seseorang telah membalas pertanyaan anda.Contoh: Thank you for getting back to me so quickly. Anda mengucapkan terima kasih atas balasan yang cepat.
4. Permintaan, tindakan, dan lampiran
Selepas menyatakan tujuan, jelaskan tindakan yang anda perlukan. Satu permintaan yang jelas lebih mudah dijawab daripada perenggan yang panjang.
-
Could you please send me the updated document by Thursday? bermaksud meminta dokumen terkini dihantar sebelum atau pada hari Khamis.
-
Please let me know if you need any further information. bermaksud penerima boleh meminta maklumat tambahan jika perlu.
-
Please find attached the signed agreement. digunakan untuk memaklumkan bahawa dokumen yang ditandatangani dilampirkan.
-
I have attached the report for your review. bermaksud laporan telah dilampirkan untuk disemak.
Jika anda menyebut lampiran, pastikan fail itu benar-benar disertakan sebelum menghantar e-mel.
5. Penutup dan nama
Tutup e-mel dengan ayat yang menunjukkan langkah seterusnya, kemudian pilih penutup yang sesuai.
-
I look forward to hearing from you. bermaksud anda menantikan balasan. Gunakan apabila anda memang memerlukan respons.
-
Thank you for your time and assistance. sesuai apabila anda menghargai masa atau bantuan penerima.
-
Kind regards, ialah penutup profesional yang selamat untuk kebanyakan e-mel kerja.
-
Best regards, juga sopan dan biasa digunakan dalam urusan kerja.
Selepas penutup, tulis nama penuh anda. Jika perlu, tambah jawatan, syarikat, atau nombor telefon dalam tandatangan e-mel.
Contoh e-mel lengkap
Contoh ini menunjukkan e-mel ringkas untuk meminta mesyuarat. Perhatikan bahawa tujuan, permintaan, dan pilihan masa semuanya jelas.
Subject: Request for a meeting about the website project
Dear Ms Lim,
I am writing to ask if we could arrange a short meeting to discuss the website project.
Could you please let me know if you are available on Tuesday or Wednesday afternoon? I have attached a short project update for your review.
Thank you for your time. I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Aina Rahman
Dalam contoh ini, I am writing to ask menerangkan tujuan e-mel. Could you please let me know ialah permintaan yang sopan, manakala I look forward to hearing from you memberitahu bahawa balasan diperlukan.
Nada yang sesuai dan kesilapan biasa
Jangan terlalu terus apabila meminta sesuatu
I want to ask you a question. boleh difahami dan bukan kesalahan tatabahasa, tetapi bunyinya lebih terus dalam e-mel kerja. Untuk nada yang lebih sopan dan rasmi, gunakan I would like to ask you a question.
Begitu juga, Send me the file. mungkin sesuai antara rakan sekerja yang sangat rapat, tetapi Could you please send me the file? lebih selamat untuk kebanyakan urusan kerja.
Gunakan bentuk kata kerja yang betul
-
I am waiting your reply. tidak lengkap kerana kata kerja wait biasanya diikuti oleh for dalam ayat ini.Gunakan: I am waiting for your reply. Ini bermaksud anda sedang menunggu balasan.
-
Please reply me. boleh kedengaran tidak natural dalam e-mel kerja standard.Gunakan: Please reply to this email. Ini bermaksud sila balas e-mel ini.
Elakkan e-mel yang terlalu kabur
Ayat seperti I need help. tidak menjelaskan perkara yang anda perlukan. Tambahkan konteks dan tindakan.
Gunakan: I need help with the monthly report. Could you please check the sales figures in section 3? Penerima kini tahu dokumen mana yang perlu dilihat dan tindakan yang diminta.
Perhatikan huruf besar dan tanda baca
Jangan tulis seluruh tajuk atau ayat dengan huruf besar seperti URGENT REPLY NOW. Ia boleh kelihatan mendesak atau tidak profesional. Gunakan ayat biasa dan pilih perkataan yang tepat.
Latihan ringkas
- Anda mahu bertanya sama ada mesyuarat boleh dipindahkan ke hari Jumaat. Tulis satu ayat permintaan yang sopan.
- Pilih frasa yang lebih sesuai untuk e-mel kepada pelanggan: Send me the details. atau Could you please send me the details?
- Tulis semula ayat ini dengan nada lebih sopan: I want to ask you a question about the contract.
- Lengkapkan penutup ini: Thank you for your time. I look forward to ...
Jawapan
- Would it be possible to move the meeting to Friday? Ayat ini meminta perubahan tarikh dengan sopan.
- Could you please send me the details? Frasa ini lebih sesuai kerana meminta, bukan mengarah secara terus.
- I would like to ask you a question about the contract. Versi ini lebih sopan dan rasmi, walaupun ayat asal masih boleh difahami.
- Thank you for your time. I look forward to hearing from you. Penutup ini menunjukkan bahawa anda menantikan balasan.
Ringkasan
E-mel kerja yang baik mempunyai tajuk yang khusus, salam yang sesuai, tujuan yang jelas, permintaan yang sopan, dan penutup profesional. Mulakan dengan ayat yang ringkas. Selepas itu, nyatakan dengan tepat perkara yang anda perlukan daripada penerima. Struktur mudah ini menjadikan e-mel bahasa Inggeris anda lebih jelas dan mudah dibalas.
Artikel yang disyorkan
Cara Betul Mengadu dan Selesaikan Masalah dalam Bahasa Inggeris: Dari Restoran ke Syarikat Penerbangan — Panduan Penuh untuk Komunikasi Yakin
Cara Menulis Jemputan dalam Bahasa Inggeris: Dari Hari Lahir ke Mesyuarat Bisnes
Cara Menolak dengan Sopan dalam Bahasa Inggeris: 15 Situasi & Frasa Berguna
Cara Bercakap Tentang Hobi dalam Bahasa Inggeris: Frasa dan Contoh
Contoh Resume Bahasa Inggeris: Format, Frasa dan Emel Permohonan
Panduan resume bahasa Inggeris dengan struktur, contoh ayat pengalaman kerja, frasa pencapaian, contoh emel permohonan dan latihan berjawapan.
Bagaimana Berjaya dalam Rundingan dalam Bahasa Inggeris: Frasa Utama dan Tip Praktikal
Temu Duga dalam Bahasa Inggeris: Soalan Lazim dan Contoh Jawapan
Sediakan jawapan temu duga kerja dalam bahasa Inggeris dengan frasa berguna, contoh jawapan, petua kesilapan lazim dan latihan ringkas.
5 minit
Uji Perbendaharaan Kata Inggeris Anda dalam 5 Minit
Ketahui tahap perbendaharaan kata tepat anda dengan ujian percuma kami. Dari perkataan asas hingga maju, dapatkan skor A1-C2 anda dan lihat berapa perkataan Inggeris yang benar-benar anda tahu.