Blog/วิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสำหรับผู้เริ่มต้น พร้อมประโยคใช้จริง

ผู้เขียน: Vocab Team

อัปเดตล่าสุด: 13 สิงหาคม 2569

วิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสำหรับผู้เริ่มต้น พร้อมประโยคใช้จริง

เริ่มสร้างคลังคำอังกฤษที่ใช้ได้จริงกับ Vocab

ดาวน์โหลดฟรี เรียนไวขึ้นด้วยการทบทวนเว้นระยะ ลิสต์ตามหัวข้อ และเสียงเจ้าของภาษา แล้วจำคำที่เรียนได้จริง

การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษให้ดีไม่จำเป็นต้องใช้คำยาก สิ่งสำคัญคือบอกให้ชัดว่าเขียนมาเรื่องอะไร ต้องการให้ผู้รับทำอะไร และต้องการคำตอบเมื่อใด บทนี้จะพาคุณเขียนอีเมลสั้นๆ ตั้งแต่หัวข้อเรื่องจนถึงคำลงท้าย พร้อมประโยคที่นำไปปรับใช้ได้จริง

โครงสร้างอีเมลภาษาอังกฤษแบบง่าย

อีเมลทั่วไปแบ่งได้เป็น 5 ส่วน ดังนี้

Subject line คือหัวข้อเรื่อง ควรบอกประเด็นให้ผู้รับเข้าใจได้ทันที
Greeting คือคำทักทาย เลือกให้เหมาะกับความสนิทและความเป็นทางการ
Opening คือประโยคเปิดที่บอกเหตุผลในการเขียน
Main message คือรายละเอียด คำขอ หรือข้อมูลที่ต้องการสื่อ
Closing and sign-off คือประโยคปิดและชื่อผู้ส่ง

1. เขียนหัวข้อเรื่องให้ตรงประเด็น

หัวข้อสั้นและเฉพาะเจาะจงช่วยให้ผู้รับรู้ว่าจะต้องอ่านเรื่องอะไร ตัวอย่างเช่น

Meeting request: Marketing plan หมายถึง "ขอนัดประชุมเรื่องแผนการตลาด" ใช้เมื่อคุณต้องการนัดประชุม
Approval needed: Leave request for 12 June หมายถึง "ต้องการการอนุมัติ: คำขอลาหยุดวันที่ 12 มิถุนายน" ใช้เมื่ออีเมลมีเรื่องที่ต้องให้ผู้รับอนุมัติ
Question about the English course หมายถึง "คำถามเกี่ยวกับหลักสูตรภาษาอังกฤษ" ใช้เมื่อต้องการสอบถามข้อมูล

หลีกเลี่ยงหัวข้อที่กว้างเกินไป เช่น Hello หรือ Important. คำเหล่านี้ไม่บอกเนื้อหาและอาจทำให้ผู้รับมองข้ามอีเมล

2. เลือกคำทักทายให้เหมาะกับผู้รับ

Dear Ms. Brown, หมายถึง "เรียนคุณบราวน์" เหมาะกับอีเมลทางการเมื่อรู้ชื่อผู้รับ
Hello David, หมายถึง "สวัสดีเดวิด" เหมาะกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้ติดต่อที่คุยกันอยู่แล้ว
Hi Anna, หมายถึง "สวัสดีแอนนา" ใช้ในบริบทที่เป็นกันเองมากขึ้น
Dear Sir or Madam, หมายถึง "เรียนท่านผู้เกี่ยวข้อง" ใช้เมื่อไม่ทราบชื่อผู้รับ แต่ควรใช้เฉพาะเมื่อจำเป็น เพราะฟังดูเป็นทางการและห่างเหิน

ถ้ารู้ชื่อผู้รับ ควรใช้ชื่อแทน Dear Sir or Madam. ไม่ควรใช้ Dear Mr. David เพราะภาษาอังกฤษใช้คำนำหน้าชื่อกับนามสกุล เช่น Dear Mr. Brown, หรือใช้ชื่อโดยตรง เช่น Hello David,

ประโยคขึ้นต้นที่ใช้บ่อย

เลือกประโยคเปิดตามจุดประสงค์ของอีเมล อย่าใช้ประโยคเดียวกับทุกสถานการณ์

I am writing to ask about the course schedule. หมายถึง "ผม/ดิฉันเขียนมาเพื่อสอบถามตารางเรียน" ใช้เมื่อเริ่มสอบถามข้อมูลอย่างสุภาพ
I am writing to request approval for the new budget. หมายถึง "ผม/ดิฉันเขียนมาเพื่อขออนุมัติงบประมาณใหม่" ใช้เมื่ออีเมลมีคำขออย่างเป็นทางการ
I would like to follow up on our meeting last Friday. หมายถึง "ผม/ดิฉันขอติดตามเรื่องจากการประชุมเมื่อวันศุกร์ที่แล้ว" ใช้เมื่อต้องการติดตามเรื่องเดิม
Thank you for your email regarding the training session. หมายถึง "ขอบคุณสำหรับอีเมลเกี่ยวกับการอบรม" ใช้ตอบกลับอีเมลที่ได้รับ

คำว่า I am writing to... เหมาะกับการบอกจุดประสงค์โดยตรง ส่วน I would like to... ใช้บอกความต้องการอย่างสุภาพ เช่น I would like to request an extension. หมายถึง "ผม/ดิฉันต้องการขอขยายเวลา"

วิธีเขียนอีเมลขออนุมัติ

อีเมลขออนุมัติควรมีข้อมูล 4 อย่าง คือ สิ่งที่ขอ เหตุผล วันที่หรือค่าใช้จ่าย และการกระทำที่ต้องการจากผู้รับ

ตัวอย่างอีเมล:

Subject: Approval needed: Training budget

Dear Ms. Brown,

I am writing to request approval for a training budget of 8,000 baht for the sales team. The training will take place on 15 July and will help the team improve its presentation skills. Could you please review the attached proposal and let me know if you approve it by Friday?

Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you.

Best regards,
Narin

คำแปลและจุดที่ควรสังเกต:

I am writing to request approval for... หมายถึง "เขียนมาเพื่อขออนุมัติเรื่อง..." เป็นประโยคเปิดที่ชัดเจน
Could you please review... หมายถึง "กรุณาตรวจสอบ...ได้ไหม" เป็นคำขอสุภาพกว่าการเขียนว่า Review the proposal.
Please let me know if you approve it by Friday. หมายถึง "กรุณาแจ้งให้ทราบว่าอนุมัติหรือไม่ภายในวันศุกร์" ระบุสิ่งที่ต้องการและกำหนดเวลาไว้ชัดเจน
I look forward to hearing from you. หมายถึง "หวังว่าจะได้รับการตอบกลับ" หลัง look forward to ต้องใช้คำนามหรือคำกริยาเติม -ing เช่น hearing ไม่ใช่ hear

การเขียนเนื้อความและคำขอ

เขียนหนึ่งย่อหน้าต่อหนึ่งประเด็น และวางคำขอไว้ในประโยคที่เห็นได้ชัด ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้ในสถานการณ์ต่างกัน

Could you please send me the updated price list? หมายถึง "กรุณาส่งรายการราคาอัปเดตให้ได้ไหม" ใช้ขอให้ผู้รับทำบางอย่าง
Please find the report attached. หมายถึง "โปรดดูรายงานที่แนบมาด้วย" ใช้เมื่อแนบไฟล์ ควรตรวจสอบว่าแนบไฟล์แล้วก่อนส่ง
The deadline is 30 September. หมายถึง "กำหนดส่งคือวันที่ 30 กันยายน" ใช้ระบุข้อมูลตรงๆ
Please let me know if you need any further information. หมายถึง "กรุณาแจ้งหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม" ใช้เปิดทางให้ผู้รับสอบถามต่อ

หากมีหลายคำขอ ให้ใช้รายการแบบหัวข้อย่อยแทนการรวมทุกอย่างไว้ในประโยคยาว เช่น

Confirm the meeting time.
Send the final agenda.
Add the names of the new participants.

ทั้งสามข้อหมายถึง "ยืนยันเวลาประชุม ส่งกำหนดการฉบับสุดท้าย และเพิ่มชื่อผู้เข้าร่วมคนใหม่" การใช้คำกริยารูปเดียวกันทำให้คำขออ่านง่าย

คำลงท้ายและระดับความเป็นทางการ

Thank you for your help. หมายถึง "ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ" ใช้ได้ในหลายสถานการณ์
I look forward to hearing from you. หมายถึง "หวังว่าจะได้รับการตอบกลับ" ใช้เมื่อรอคำตอบ
Best regards, เป็นคำลงท้ายสุภาพที่ใช้ได้ทั่วไปในอีเมลธุรกิจ
Kind regards, มีความสุภาพเช่นกัน และฟังดูนุ่มนวลกว่าเล็กน้อย
Best, ใช้ได้กับผู้ติดต่อที่คุ้นเคยมากขึ้น

โดยทั่วไปใช้ Best regards, หรือ Kind regards, แล้วตามด้วยชื่อของคุณ หากเปิดอีเมลด้วย Dear Sir or Madam, อาจใช้ Yours faithfully, ในบริบททางการมาก แต่สำหรับอีเมลธุรกิจทั่วไป คำลงท้ายสองแบบแรกเป็นตัวเลือกที่เป็นธรรมชาติกว่า

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

ใช้คำขอที่ฟังเหมือนคำสั่ง

ไม่เป็นธรรมชาติในอีเมลสุภาพ: Send me the contract today.
แก้เป็น: Could you please send me the contract today?

ประโยคแรกเป็นคำสั่งตรงๆ ส่วนประโยคที่แก้แล้วเป็นคำขอสุภาพและยังคงระบุวันที่ต้องการได้ชัดเจน

ใช้กาลหรือรูปคำผิดหลังสำนวน

ผิด: I look forward to hear from you.
แก้เป็น: I look forward to hearing from you.

หลัง look forward to คำว่า to เป็นส่วนหนึ่งของสำนวน จึงตามด้วยคำนามหรือกริยาเติม -ing เช่น hearing และ meeting

ใช้ want ในอีเมลทางการโดยไม่จำเป็น

ไม่เหมาะกับอีเมลทางการ: I want more information about the program.
เป็นธรรมชาติกว่า: I would like more information about the program.

ทั้งสองประโยคเข้าใจได้ แต่ I would like... สุภาพและเหมาะกับการติดต่อเรื่องงานมากกว่า

ลืมระบุไฟล์แนบหรือส่งไฟล์ไม่ครบ

ถ้าเขียนว่า Please find the invoice attached. แปลว่า "โปรดดูใบแจ้งหนี้ที่แนบมาด้วย" คุณต้องแนบไฟล์จริงและตรวจชื่อไฟล์ก่อนกดส่ง ถ้าไฟล์ใหญ่หรือมีหลายไฟล์ ควรบอกให้ชัด เช่น I have attached the three files you requested. หมายถึง "ผม/ดิฉันแนบไฟล์สามไฟล์ที่คุณขอมาแล้ว"

แบบฝึกหัด

เติมคำหรือเรียงประโยคให้เป็นอีเมลที่สุภาพและเป็นธรรมชาติ

เขียนประโยคภาษาอังกฤษเพื่อขอให้ผู้รับตรวจสอบเอกสารที่แนบมา
เติมคำ: I look forward to ______ from you.
แก้ประโยคให้เหมาะกับอีเมลธุรกิจ: I want you to approve my leave.
เรียงส่วนต่างๆ ให้เป็นลำดับที่เหมาะสม: คำลงท้าย, หัวข้อเรื่อง, เนื้อความ, คำทักทาย

เฉลย

Could you please review the attached document? หมายถึง "กรุณาตรวจสอบเอกสารที่แนบมาได้ไหม"
hearing เพราะหลัง look forward to ใช้กริยาเติม -ing
I would like to request approval for my leave. หมายถึง "ผม/ดิฉันต้องการขออนุมัติการลา" ฟังดูสุภาพและเป็นทางการกว่า
หัวข้อเรื่อง, คำทักทาย, เนื้อความ, คำลงท้าย

เช็กลิสต์ก่อนส่งอีเมล

หัวข้อเรื่องบอกประเด็นชัดเจนหรือไม่
คำทักทายเหมาะกับผู้รับหรือไม่
ประโยคแรกบอกเหตุผลที่เขียนหรือไม่
คำขอและกำหนดเวลาชัดเจนหรือไม่
ไฟล์ที่กล่าวถึงถูกแนบครบหรือไม่
ตรวจชื่อผู้รับ การสะกด และลิงก์แล้วหรือไม่
คำลงท้ายและชื่อของคุณอยู่ครบหรือไม่

เริ่มจากโครงสร้าง 5 ส่วนนี้ แล้วปรับระดับภาษาให้เหมาะกับผู้รับ การเขียนอีเมลที่ดีไม่ใช่การใช้ศัพท์ยาก แต่คือการสื่อสารให้ผู้รับเข้าใจและตอบได้ง่าย

บทความแนะนำ

ร้องเรียนและแก้ปัญหาอย่างมั่นใจเป็นภาษาอังกฤษ: คู่มือครบทุกสถานการณ์ตั้งแต่ร้านอาหารถึงสายการบิน

เขียนคำเชิญเป็นภาษาอังกฤษอย่างไร: ตั้งแต่วันเกิดถึงประชุมธุรกิจ

วิธีปฏิเสธอย่างสุภาพเป็นภาษาอังกฤษ: 15 สถานการณ์และประโยคตัวอย่าง

เรียนรู้ประโยคปฏิเสธภาษาอังกฤษแบบสุภาพสำหรับงาน เพื่อน คำชวน ข้อเสนอ และสถานการณ์อึดอัด พร้อมคำแปล เทคนิคใช้ให้เป็นธรรมชาติ และแบบฝึกหัดมีเฉลย

วิธีพูดถึงงานอดิเรกเป็นภาษาอังกฤษ: ประโยคและตัวอย่าง

วิธีเขียนเรซูเม่ภาษาอังกฤษให้สมบูรณ์แบบ: โครงสร้าง ตัวอย่าง และคำแนะนำ

วิธีเจรจาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นภาษาอังกฤษ: วลีสำคัญและคำแนะนำ

เทคนิคสอบสัมภาษณ์งานเป็นภาษาอังกฤษให้ปัง: เตรียมพร้อมคำถามและคำตอบแบบมืออาชีพ

5 นาที

ทดสอบคำศัพท์ภาษาอังกฤษของคุณใน 5 นาที

ค้นพบระดับคำศัพท์ที่แท้จริงของคุณด้วยแบบทดสอบฟรี จากคำพื้นฐานถึงขั้นสูง รับคะแนน A1-C2 และดูว่าคุณรู้คำศัพท์ภาษาอังกฤษจริงๆ กี่คำ

เริ่มทำแบบทดสอบฟรี