VocabTech
Blog/Cách điền đơn bằng tiếng Anh: Mẫu đơn xin việc và học tập
Cách điền đơn bằng tiếng Anh: Mẫu đơn xin việc và học tập

Tác giả: Vocab Team

Cập nhật lần cuối:

Cách điền đơn bằng tiếng Anh: Mẫu đơn xin việc và học tập

Bắt đầu xây vốn từ tiếng Anh dùng được với Vocab

Tải miễn phí. Học nhanh hơn bằng lặp lại ngắt quãng, danh sách theo chủ đề và phát âm bản ngữ, rồi giữ lại những từ đã học.

Mục tiêu bài học

Bài này giúp bạn điền mẫu đơn tiếng Anh trong hai tình huống phổ biến: xin việc và nộp hồ sơ học tập. Bạn sẽ hiểu các trường thông tin thường gặp, biết cách viết câu trả lời ngắn gọn và tránh những lỗi dễ gặp.
Job application form là đơn xin việc bằng tiếng Anh. Đây là biểu mẫu nhà tuyển dụng dùng để thu thập thông tin cá nhân, học vấn, kinh nghiệm làm việc và người tham chiếu của ứng viên. University application form là đơn đăng ký hoặc hồ sơ nộp vào trường, chương trình học.
Nguyên tắc quan trọng nhất là điền đúng theo giấy tờ thật của bạn và đọc kỹ hướng dẫn trên từng biểu mẫu. Không đoán thông tin, không sao chép ví dụ trong bài thành dữ liệu cá nhân của mình.

Chuẩn bị trước khi điền đơn

Hãy chuẩn bị sẵn các thông tin sau để tránh viết vội hoặc điền không nhất quán:
  • Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân để kiểm tra họ tên, ngày sinh và quốc tịch.
  • Địa chỉ, số điện thoại và email đang sử dụng.
  • Tên trường, chuyên ngành, thời gian học và bằng cấp.
  • Tên công ty, chức danh, thời gian làm việc và nhiệm vụ chính.
  • Thông tin của người tham chiếu nếu biểu mẫu yêu cầu.
Nếu đơn ghi Please use capital letters, bạn cần viết in hoa theo yêu cầu. Nếu có mục N/A, cụm này nghĩa là không áp dụng. Chỉ dùng khi thông tin đó thực sự không liên quan đến bạn và biểu mẫu cho phép.

Các trường thông tin cá nhân thường gặp

Tên trường trên mỗi mẫu đơn có thể khác nhau, nhưng thường mang ý nghĩa sau:
  • Full name: họ và tên đầy đủ.
  • Family name, Surname hoặc Last name: họ.
  • Given name(s) hoặc First name: tên gọi và, tùy biểu mẫu, phần tên đệm.
  • Date of birth: ngày sinh.
  • Nationality: quốc tịch.
  • Marital status: tình trạng hôn nhân.
  • Current address: địa chỉ hiện tại.
  • Email address: địa chỉ email.
Hãy đối chiếu cách viết tên với hộ chiếu. Đừng tự đảo thứ tự họ tên chỉ vì bạn quen cách viết tiếng Việt. Nếu hộ chiếu ghi NGUYEN VAN AN, hãy làm theo hướng dẫn của từng ô thay vì tự đoán ô nào cần ghi toàn bộ tên.
Với ngày tháng, dạng số như 04/05/1990 có thể bị hiểu theo hai cách. Khi được phép tự viết, 5 May 1990 thường rõ ràng hơn. Nếu biểu mẫu đã quy định định dạng, hãy tuân theo định dạng đó.

Địa chỉ và thông tin liên hệ

Địa chỉ cần rõ ràng và nhất quán với giấy tờ hoặc yêu cầu của tổ chức. Ví dụ về cách xuống dòng:
Apartment 12A, Building B
25 Le Loi Street, Ben Nghe Ward
District 1, Ho Chi Minh City
Vietnam
Địa chỉ trên có nghĩa là căn hộ 12A, tòa B, số 25 đường Lê Lợi, phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Không cần dịch tên riêng của đường hoặc phường sang tiếng Anh nếu biểu mẫu không yêu cầu.
Bạn cũng có thể gặp các biến thể theo khu vực:
  • Postcode hoặc Post code: mã bưu chính, thường thấy trong tiếng Anh Anh.
  • ZIP code: mã bưu chính, thường thấy trong tiếng Anh Mỹ.
  • Mobile number hoặc Cell phone number: số điện thoại di động.

Cách điền đơn xin việc bằng tiếng Anh

Đơn xin việc thường có phần về vị trí ứng tuyển, thời gian có thể làm việc, kinh nghiệm, học vấn và người tham chiếu. Với ô ngắn, hãy điền cụm từ thay vì viết câu dài. Với ô yêu cầu mô tả, hãy dùng câu đơn giản, cụ thể và đúng sự thật.

Vị trí ứng tuyển và thời gian bắt đầu

  • Position applied for: vị trí ứng tuyển.
  • Availability: thời điểm bạn có thể bắt đầu hoặc khung giờ có thể làm.
  • Employment type: loại hình công việc, chẳng hạn toàn thời gian hoặc bán thời gian.
Ví dụ cho ô vị trí:
Customer Service Representative
Cụm này có nghĩa là nhân viên chăm sóc khách hàng. Không viết I want customer service job trong ô chỉ yêu cầu tên vị trí, vì đây là câu thiếu tự nhiên và không đúng dạng thông tin cần điền.
Ví dụ khi biểu mẫu hỏi thời điểm có thể bắt đầu:
Available to start immediately.
Câu này có nghĩa là có thể bắt đầu làm ngay. Nếu bạn chỉ có thể bắt đầu vào một thời điểm cụ thể, hãy điền ngày có thật của mình theo định dạng mà biểu mẫu yêu cầu.

Kinh nghiệm làm việc

Các nhãn thường gặp gồm:
  • Current employer: công ty bạn đang làm việc.
  • Most recent employer: công ty bạn làm gần đây nhất.
  • Job title: chức danh.
  • Dates employed: thời gian làm việc.
  • Main duties hoặc Responsibilities: nhiệm vụ chính.
  • Reason for leaving: lý do nghỉ việc.
Ví dụ cho phần nhiệm vụ:
I assisted customers by email and live chat.
Câu này có nghĩa là tôi hỗ trợ khách hàng qua email và trò chuyện trực tuyến.
I prepared weekly sales reports for the team.
Câu này có nghĩa là tôi chuẩn bị báo cáo doanh số hằng tuần cho nhóm.
Hãy bắt đầu bằng động từ thể hiện việc bạn đã làm, như assisted, prepared, organized, checked hoặc coordinated. Tránh câu quá chung chung như I did many tasks, vì câu này không cho nhà tuyển dụng biết kỹ năng cụ thể của bạn.

Học vấn và kỹ năng

Trong đơn xin việc, bạn có thể thấy các mục sau:
  • Educational background: quá trình học tập.
  • Qualification: bằng cấp hoặc chứng chỉ.
  • Field of study: ngành học.
  • Skills: kỹ năng.
  • Languages: ngoại ngữ.
Ví dụ:
Bachelor's degree in Business Administration
Cụm này có nghĩa là bằng cử nhân Quản trị Kinh doanh.
English: B2
Đây là cách ghi ngắn có thể phù hợp trong mục kỹ năng hoặc ngoại ngữ nếu bạn thực sự có trình độ B2. Nếu biểu mẫu yêu cầu chứng chỉ, hãy ghi đúng tên chứng chỉ và kết quả của bạn thay vì tự ước lượng.

Người tham chiếu

Reference là người có thể xác nhận kinh nghiệm hoặc phẩm chất làm việc của bạn. Nếu đơn yêu cầu họ tên, chức danh, tổ chức, email và số điện thoại, hãy xin phép người đó trước khi cung cấp thông tin.
Không điền References available upon request nếu biểu mẫu bắt buộc thông tin liên hệ cụ thể. Cụm này có nghĩa là thông tin người tham chiếu sẽ được cung cấp khi có yêu cầu, nên không thay thế được các ô bắt buộc.

Cách điền đơn xin học hoặc nhập học

Đơn học tập thường chú trọng hồ sơ học vấn và mục tiêu học. Các trường thông tin phổ biến gồm:
  • Institution: trường hoặc cơ sở đào tạo.
  • Course hoặc Programme: khóa học hoặc chương trình học.
  • Qualification sought: bằng cấp bạn muốn theo học.
  • Academic history: quá trình học tập.
  • Personal statement: đoạn trình bày về mục tiêu và sự phù hợp.
  • Supporting documents: tài liệu đính kèm.
Ví dụ cho một dòng học vấn:
Hanoi University, Bachelor of Arts in English Studies, 2018 to 2022
Dòng này có nghĩa là học tại Đại học Hà Nội, ngành Ngôn ngữ Anh hệ cử nhân, từ năm 2018 đến năm 2022. Đây chỉ là dữ liệu minh họa, vì vậy hãy thay bằng tên trường, ngành và thời gian học thật của bạn.
Nếu biểu mẫu có ô ngắn về mục tiêu học tập, bạn có thể viết:
I am applying for this programme because I want to develop my research skills in education.
Câu này có nghĩa là tôi nộp đơn vào chương trình này vì muốn phát triển kỹ năng nghiên cứu trong lĩnh vực giáo dục.
Một câu trả lời tốt cần nêu đúng chương trình và mục tiêu của bạn. Đừng sao chép nguyên văn câu mẫu nếu nó không phản ánh kinh nghiệm hoặc kế hoạch thật.

Lỗi thường gặp khi viết đơn

Dịch từng chữ từ tiếng Việt

Không viết:
I am graduated from university.
Nên viết:
I graduated from university in 2022.
Câu đúng có nghĩa là tôi tốt nghiệp đại học vào năm 2022. Sau graduated, không dùng am trong ngữ cảnh này.

Thiếu từ trong cụm chỉ kinh nghiệm

Không viết:
I have three years experience in sales.
Nên viết:
I have three years of experience in sales.
Câu đúng có nghĩa là tôi có ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng. Cụm tự nhiên là years of experience.

Dùng sai giới từ khi nói về nhiệm vụ

Không viết:
I was responsible to customer complaints.
Nên viết:
I was responsible for handling customer complaints.
Câu đúng có nghĩa là tôi chịu trách nhiệm xử lý khiếu nại của khách hàng. Cụm thông dụng là responsible for.

Dùng email thiếu chuyên nghiệp

Email trong hồ sơ nên dễ nhận diện và nghiêm túc. Một địa chỉ như an.nguyen@email.com thường phù hợp hơn địa chỉ mang tính đùa vui. Hãy kiểm tra kỹ lỗi chính tả trong email vì đó là kênh liên hệ chính của tổ chức.

Trước khi nộp đơn

Rà soát từng điểm sau:
  • Họ tên, ngày sinh và số giấy tờ khớp với tài liệu chính thức.
  • Tên trường, công ty và chức danh được viết nhất quán trong toàn bộ đơn.
  • Các ô bắt buộc đã có thông tin phù hợp.
  • Tài liệu đính kèm đúng tên và định dạng mà đơn yêu cầu.
  • Câu tiếng Anh, ngày tháng và email đã được đọc lại để phát hiện lỗi chính tả.

Luyện tập điền đơn

  1. Một biểu mẫu xin việc hỏi Position applied for. Bạn muốn ứng tuyển vị trí nhân viên bán hàng. Hãy điền nội dung phù hợp cho ô này.
  2. Viết một câu tiếng Anh cho ô Main duties với ý: Tôi trả lời câu hỏi của khách hàng qua email mỗi ngày.
  3. Chọn cách viết đúng cho ý “Tôi có hai năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing”.
    a. I have two years experience in marketing.
    b. I have two years of experience in marketing.
  4. Một đơn nhập học yêu cầu Field of study. Nếu ngành của bạn là Khoa học Máy tính, bạn nên điền gì?
  5. Sửa câu sau để diễn tả “Tôi tốt nghiệp Đại học Kinh tế năm 2021”: I am graduated from University of Economics in 2021.

Đáp án và giải thích

  1. Sales Assistant phù hợp với ô Position applied for. Cụm này có nghĩa là nhân viên bán hàng.
  2. I answer customer questions by email every day. Câu này có nghĩa là tôi trả lời câu hỏi của khách hàng qua email mỗi ngày.
  3. Đáp án b: I have two years of experience in marketing. Cần dùng cụm years of experience.
  4. Computer Science phù hợp với ô Field of study, nghĩa là ngành Khoa học Máy tính.
  5. I graduated from the University of Economics in 2021. Câu này có nghĩa là tôi tốt nghiệp Đại học Kinh tế vào năm 2021.

Ghi nhớ

Khi điền đơn bằng tiếng Anh, ưu tiên sự chính xác hơn câu chữ phức tạp. Điền đúng các trường thông tin, dùng cụm ngắn cho ô ngắn, dùng câu rõ ràng cho ô mô tả và luôn đối chiếu với giấy tờ thật trước khi nộp. Với đơn xin việc, hãy làm nổi bật vị trí, kinh nghiệm và kỹ năng liên quan. Với đơn học tập, hãy trình bày học vấn và mục tiêu phù hợp với chương trình bạn đăng ký.

Bài viết đề xuất

Cách viết email bằng tiếng Anh: Cấu trúc, mẫu câu và ví dụ

Cách viết email bằng tiếng Anh: Cấu trúc, mẫu câu và ví dụ

Học cách viết email bằng tiếng Anh từ tiêu đề, lời chào, mở đầu đến kết thúc. Có mẫu email công việc, cách trả lời email, lỗi thường gặp và bài tập kèm đáp án.

5 phút

Kiểm tra từ vựng tiếng Anh trong 5 phút

Làm bài test từ vựng tiếng Anh online để biết vốn từ của bạn đang ở đâu. Từ cơ bản đến nâng cao, nhận kết quả A1-C2 và xem mình thật sự biết bao nhiêu từ tiếng Anh.

Bắt đầu test miễn phí