Tác giả: Vocab Team
Cập nhật lần cuối:
Cách viết email bằng tiếng Anh: Cấu trúc, mẫu câu và ví dụ
Bắt đầu xây vốn từ tiếng Anh dùng được với Vocab
Tải miễn phí. Học nhanh hơn bằng lặp lại ngắt quãng, danh sách theo chủ đề và phát âm bản ngữ, rồi giữ lại những từ đã học.
Mục tiêu của một email tiếng Anh
Một email tốt cần giúp người nhận hiểu nhanh ba điều: bạn viết vì lý do gì, bạn cần họ làm gì và khi nào cần phản hồi. Với người mới bắt đầu, hãy ưu tiên câu ngắn, ý rõ và giọng điệu phù hợp hơn là cố dùng từ thật trang trọng.
Một email thông thường có các phần sau:
- Subject line: tiêu đề cho biết chủ đề.
- Greeting: lời chào người nhận.
- Opening: câu mở đầu, thường nêu lý do viết.
- Main message: thông tin hoặc yêu cầu chính.
- Closing: lời kết và bước tiếp theo nếu cần.
- Sign-off: cách kết thư và tên người gửi.
Cách viết từng phần của email
1. Viết tiêu đề rõ ràng
Tiêu đề nên ngắn nhưng cho người nhận biết email nói về việc gì. Viết hoa chữ cái đầu của các từ chính là đủ; không cần viết toàn bộ bằng chữ in hoa.
- Meeting request for Friday: đề nghị họp vào thứ Sáu.
- Question about my order: câu hỏi về đơn hàng của tôi.
- Project update - week 2: cập nhật dự án trong tuần thứ hai.
Tiêu đề Important!!! quá mơ hồ và nhiều dấu chấm than. Hãy sửa thành Action needed: approve the budget. Câu sau cho biết người nhận cần làm gì.
2. Chọn lời chào phù hợp
Nếu biết tên người nhận, dùng tên của họ. Trong môi trường công việc hiện nay, Hello và Hi thường tự nhiên hơn Dear khi quan hệ không quá trang trọng.
- Dear Ms. Nguyen,: trang trọng, phù hợp khi viết cho khách hàng hoặc người chưa quen.
- Hello David,: lịch sự và trung tính.
- Hi Lan,: thân thiện, phù hợp với đồng nghiệp đã quen.
Không nên dùng Dear Lan Nguyen nếu văn hóa hoặc quan hệ giao tiếp không yêu cầu quá trang trọng. Bạn có thể dùng Hello Lan tự nhiên hơn. Nếu không biết tên người nhận, dùng Dear Hiring Manager, trong email xin việc hoặc Hello, trong một email chung. Tránh Dear Sir/Madam khi có lựa chọn cụ thể hơn.
3. Mở đầu email bằng mục đích rõ ràng
Chọn câu mở đầu theo tình huống thay vì dịch từng từ từ tiếng Việt.
- I am writing to ask about the delivery date for my order. Nghĩa là bạn viết để hỏi ngày giao hàng. Câu này lịch sự và đi thẳng vào mục đích.
- I am writing to apply for the marketing assistant position. Dùng khi nộp đơn cho một vị trí.
- Thank you for your email about the meeting. Dùng để cảm ơn về một email trước đó.
- I am following up on the proposal I sent last Tuesday. Nghĩa là bạn đang hỏi lại về đề xuất đã gửi, không phải chỉ nói “theo dõi” một cách chung chung.
Nếu đang trả lời một email, bạn có thể bắt đầu bằng Thanks for getting back to me. Câu này nghĩa là “Cảm ơn bạn đã phản hồi” và tự nhiên trong nhiều tình huống công việc.
4. Nêu yêu cầu và thời hạn
Sau câu mở đầu, viết yêu cầu cụ thể. Dùng Could you hoặc Would you be able to để giữ giọng lịch sự.
- Could you send me the updated schedule by Thursday? Nghĩa là bạn đề nghị người nhận gửi lịch cập nhật trước thứ Năm.
- Would you be able to confirm your attendance by 3 p.m.? Dùng khi cần xác nhận trước một thời điểm.
- Please let me know if you need any more information. Nghĩa là hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.
Câu Send me the file now. nghe như mệnh lệnh. Trong email công việc, sửa thành Could you send me the file when you have a chance? nếu không có thời hạn gấp, hoặc Could you send me the file by 4 p.m. today? nếu cần nêu thời hạn rõ ràng.
5. Kết email tự nhiên
Lời kết có thể nhắc người nhận về phản hồi mong muốn, sau đó dùng sign-off phù hợp.
- I look forward to hearing from you. Nghĩa là bạn mong nhận được phản hồi. Sau look forward to, dùng danh từ hoặc động từ thêm -ing, nên hearing là đúng.
- Please let me know if you have any questions. Phù hợp khi bạn sẵn sàng giải đáp.
- Thank you for your time. Dùng để cảm ơn thời gian của người nhận.
Một số sign-off phổ biến:
- Best regards,: lịch sự và dùng được trong hầu hết email công việc.
- Kind regards,: lịch sự, hơi ấm áp hơn.
- Best,: ngắn gọn và thân thiện khi đã quen người nhận.
Không dùng Thanks and goodbye trong email công việc thông thường. Hãy chọn Best regards, rồi viết tên của bạn ở dòng tiếp theo.
Mẫu email công việc hoàn chỉnh
Ví dụ dưới đây là email hỏi về lịch họp. Hãy chú ý mỗi đoạn chỉ đảm nhiệm một ý.
Subject: Meeting request for next week
Hello Mr. Brown,
I am writing to arrange a meeting about the new project. Would you be available on Tuesday or Wednesday afternoon?
The meeting should take about 30 minutes. Please let me know which time works better for you.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Mai Tran
Mai Tran
Trong mẫu này, tiêu đề nêu mục đích, phần mở đầu giải thích lý do viết, câu hỏi đưa ra hai lựa chọn cụ thể, còn lời kết yêu cầu phản hồi một cách lịch sự.
Cách trả lời email bằng tiếng Anh
Khi trả lời, trước hết xác nhận bạn đã nhận và hiểu thông tin. Sau đó trả lời từng câu hỏi hoặc nêu bước tiếp theo.
Đồng ý hoặc xác nhận
- Thank you for the invitation. I would be happy to attend. Nghĩa là cảm ơn lời mời và xác nhận sẽ tham dự.
- Tuesday at 2 p.m. works well for me. Dùng để xác nhận thời gian phù hợp.
- I have attached the revised document. Nghĩa là bạn đã đính kèm tài liệu đã chỉnh sửa.
Cần thêm thời gian hoặc thông tin
- I need a little more time to review the document. Could I send you my comments by Friday? Câu này vừa giải thích vừa đề xuất thời hạn mới.
- Could you clarify what you mean by “the final version”? Dùng khi cần người nhận giải thích rõ hơn.
Từ chối lịch sự
- Thank you for the invitation, but I am afraid I will not be available that day. Nghĩa là cảm ơn nhưng bạn không thể tham dự.
- Unfortunately, I cannot join the meeting on Monday. Would Thursday work instead? Sau lời từ chối, đưa ra phương án thay thế nếu có thể.
Lỗi thường gặp và cách sửa
Dịch từng chữ từ tiếng Việt
Sai: I have a question about this problem, please reply me.
Tự nhiên hơn: I have a question about this issue. Could you please reply when you have a chance?
Tự nhiên hơn: I have a question about this issue. Could you please reply when you have a chance?
Trong tiếng Anh, reply không thường dùng trực tiếp với người nhận như reply me. Dùng reply to my email hoặc get back to me.
Dùng sai giới từ sau cụm cố định
Sai: I look forward to hear from you.
Đúng: I look forward to hearing from you.
Đúng: I look forward to hearing from you.
Ở đây to là giới từ trong cụm look forward to, vì vậy động từ theo sau cần ở dạng -ing.
Quên nói về tệp đính kèm
Sai: I have attached the report. nhưng email không có tệp.
Cách an toàn hơn: I have attached the report. Please let me know if you have any trouble opening it. Sau đó kiểm tra thật sự tệp đã được đính kèm trước khi bấm gửi.
Cách an toàn hơn: I have attached the report. Please let me know if you have any trouble opening it. Sau đó kiểm tra thật sự tệp đã được đính kèm trước khi bấm gửi.
Viết quá dài hoặc không có yêu cầu cụ thể
Sai: viết nhiều đoạn giải thích nhưng không nói người nhận cần làm gì.
Tốt hơn: Could you review the attached plan and send me your feedback by Friday?
Tốt hơn: Could you review the attached plan and send me your feedback by Friday?
Câu này nêu đủ việc cần làm, tài liệu cần xem và thời hạn.
Bài tập luyện viết email
Hãy chọn đáp án phù hợp nhất để hoàn thành mỗi câu.
-
Bạn muốn hỏi khách hàng về ngày giao hàng. Chọn câu mở đầu:
- A. I am writing to ask about the delivery date for my order.
- B. I want delivery now.
-
Bạn muốn nhờ đồng nghiệp gửi lại tệp. Chọn câu lịch sự:
- A. Send the file again.
- B. Could you send the file again when you have a chance?
-
Bạn muốn xác nhận sẽ tham dự cuộc họp:
- A. Tuesday at 10 a.m. works well for me.
- B. Tuesday at 10 a.m. is working me.
-
Bạn muốn nói mình đã đính kèm báo cáo:
- A. I have attached the report.
- B. I have attached the report it.
Đáp án
- A. I am writing to ask about the delivery date for my order. Câu này nêu mục đích rõ ràng và lịch sự.
- B. Could you send the file again when you have a chance? Could you biến yêu cầu thành một lời nhờ lịch sự.
- A. Tuesday at 10 a.m. works well for me. Cụm works well for me nghĩa là “phù hợp với tôi”.
- A. I have attached the report. Động từ attach đã có tân ngữ là the report, không cần thêm it.
Checklist trước khi gửi
- Tiêu đề có nói rõ chủ đề không?
- Lời chào có phù hợp với người nhận không?
- Câu đầu tiên có nêu lý do viết không?
- Yêu cầu và thời hạn có rõ không?
- Tên, số liệu và tệp đính kèm đã được kiểm tra chưa?
- Bạn đã đọc lại lỗi chính tả và giọng điệu chưa?
- Người nhận có thể biết bước tiếp theo ngay sau khi đọc không?
Hãy bắt đầu bằng một email ngắn gồm một mục đích, một yêu cầu và một lời kết rõ ràng. Khi đã quen với cấu trúc này, bạn có thể điều chỉnh mức độ trang trọng theo người nhận và tình huống.
Bài viết đề xuất
Cách Phàn Nàn và Giải Quyết Vấn Đề Bằng Tiếng Anh: Từ Nhà Hàng Đến Hãng Bay — Hướng Dẫn Tự Tin Giao Tiếp
Cách viết thư mời bằng tiếng Anh: từ sinh nhật đến họp hành
Cách Từ Chối Lịch Sự Bằng Tiếng Anh: 15 Tình Huống & Câu Mẫu
Cách nói về sở thích bằng tiếng Anh: cụm từ và ví dụ
Cách viết CV hoàn hảo bằng tiếng Anh: cấu trúc, ví dụ và mẹo
Cách đàm phán thành công bằng tiếng Anh: cụm từ và lời khuyên hữu ích
Phỏng Vấn Tiếng Anh: Bí Quyết Trả Lời Các Câu Hỏi Thường Gặp Nhất 2025
5 phút
Kiểm tra từ vựng tiếng Anh trong 5 phút
Làm bài test từ vựng tiếng Anh online để biết vốn từ của bạn đang ở đâu. Từ cơ bản đến nâng cao, nhận kết quả A1-C2 và xem mình thật sự biết bao nhiêu từ tiếng Anh.