Jak psát e-maily v angličtině: praktický průvodce pro začátečníky

1. Předmět stručně ukáže, čeho se e-mail týká.
2. Pozdrav nastaví míru formálnosti.
3. Úvod vysvětlí, proč píšete.
4. Hlavní část obsahuje důležité informace nebo žádost.
5. Zakončení a podpis uzavřou e-mail zdvořile a přehledně.

• Meeting request for Tuesday znamená „Žádost o schůzku v úterý“.
• Question about the invoice znamená „Dotaz k faktuře“.
• Project update znamená „Aktualizace projektu“.

• Dear Mr Smith, znamená „Vážený pane Smithi“ a hodí se do formálního e-mailu, když znáte příjmení adresáta.
• Dear Ms Brown, znamená „Vážená paní Brownová“. Zkratka Ms je bezpečná volba, pokud nechcete předpokládat rodinný stav adresátky.
• Dear Sir or Madam, znamená „Vážený pane nebo paní“ a použijete ho, když jméno adresáta neznáte.
• Hello Anna, znamená „Dobrý den, Anno“ a hodí se pro běžnou pracovní komunikaci.
• Hi Tom, znamená „Ahoj Tome“ a patří spíše do neformálního e-mailu nebo do komunikace s kolegou, kterého dobře znáte.

• I am writing to ask about the delivery date. Znamená to „Píšu vám, abych se zeptal/a na datum doručení“. Jde o zdvořilý formální úvod.
• I am writing to inquire about the available courses. Tato věta znamená „Píšu vám, abych se informoval/a o dostupných kurzech“. Sloveso inquire působí formálněji než běžné ask.
• I am writing regarding your proposal. Znamená „Píšu vám ohledně vašeho návrhu“. Fráze regarding stručně uvede téma zprávy.
• Thank you for your email regarding the meeting. Znamená „Děkuji za váš e-mail ohledně schůzky“. Použijte ji, když odpovídáte na předchozí zprávu.
• I would like to follow up on our conversation. Znamená „Rád/a bych navázal/a na náš rozhovor“. Hodí se, když připomínáte dřívější domluvu nebo čekáte na další krok.

• Could you please send me the updated file? Znamená „Mohl/a byste mi prosím poslat aktualizovaný soubor?“ Je to zdvořilá žádost.
• Would you be able to confirm the time? Znamená „Mohli byste potvrdit čas?“ Tato formulace je zdvořilá a profesionální.
• I would appreciate it if you could reply by Friday. Znamená „Ocenil/a bych, kdybyste mohli odpovědět do pátku“. Použijte ji, když potřebujete odpověď v určitém termínu.
• Please let me know if you need any more information. Znamená „Dejte mi prosím vědět, pokud potřebujete další informace“. Fráze se hodí na konci žádosti nebo odstavce.

• v prvním odstavci uveďte důvod zprávy,
• v druhém přidejte potřebné podrobnosti,
• v posledním požádejte o další krok nebo potvrďte, co bude následovat.

• First, I would like to explain the situation. Znamená „Nejprve bych chtěl/a vysvětlit situaci“.
• Please find the details below. Znamená „Podrobnosti najdete níže“. Použijte ji před seznamem nebo důležitými informacemi.
• As discussed, we will send the final version tomorrow. Znamená „Jak jsme se domluvili, zítra pošleme finální verzi“.
• I have attached the document to this email. Znamená „K tomuto e-mailu jsem přiložil/a dokument“.
• Please let me know if anything is unclear. Znamená „Dejte mi prosím vědět, pokud je něco nejasné“.

• I look forward to hearing from you. Znamená „Těším se na vaši odpověď“. Po této frázi následuje sloveso s koncovkou -ing, tedy hearing, nikoli hear.
• Thank you for your help. Znamená „Děkuji za vaši pomoc“. Je vhodné, když jste o pomoc požádali nebo ji už dostali.
• Please feel free to contact me if you have any questions. Znamená „V případě dotazů mě neváhejte kontaktovat“. Jde o zdvořilou nabídku další komunikace.
• Best regards, znamená „S pozdravem“ nebo „S přátelským pozdravem“. Je to bezpečné zakončení většiny pracovních e-mailů.
• Kind regards, znamená „S pozdravem“ a působí o něco formálněji, ale stále přirozeně.
• Yours sincerely, znamená „S úctou“. Tradičně se používá ve formálnějším e-mailu, když znáte jméno adresáta.

Subject: Meeting request for Tuesday

Hello Mark,

I am writing to arrange a meeting about the new project.

Could you please let me know if you are available on Tuesday afternoon? I have attached a short summary for your review.

I look forward to hearing from you.

Best regards,

Eva Novak

• správně: I look forward to hearing from you. Znamená „Těším se na vaši odpověď“.
• nesprávně: I look forward to hear from you.

1. Chcete zdvořile požádat kolegu o aktualizovaný soubor: __________
2. Začínáte e-mail, protože se ptáte na datum doručení: __________
3. Chcete napsat, že jste přiložili dokument: __________
4. Na konci e-mailu chcete vyjádřit, že se těšíte na odpověď: __________
5. Na konci e-mailu napište vhodné zakončení před podpisem: __________

1. Could you please send me the updated file? Znamená „Mohl/a byste mi prosím poslat aktualizovaný soubor?“
2. I am writing to ask about the delivery date. Znamená „Píšu vám, abych se zeptal/a na datum doručení“.
3. I have attached the document to this email. Znamená „K tomuto e-mailu jsem přiložil/a dokument“.
4. I look forward to hearing from you. Znamená „Těším se na vaši odpověď“.
5. Best regards, znamená „S pozdravem“ nebo „S přátelským pozdravem“.

• Send me the schedule.
• I want information about the course.
• Answer soon.

• Could you please send me the schedule? Znamená „Mohl/a byste mi prosím poslat rozvrh?“
• I am writing to inquire about the course. Znamená „Píšu vám, abych se informoval/a o kurzu“.
• I would appreciate it if you could reply soon. Znamená „Ocenil/a bych, kdybyste mohli brzy odpovědět“.

• Je z předmětu jasné, čeho se e-mail týká?
• Zvolil/a jsem vhodný pozdrav a tón?
• Je účel zprávy uveden hned na začátku?
• Obsahuje každá žádost konkrétní akci?
• Zkontroloval/a jsem přílohy, jména, termíny a pravopis?
• Končí e-mail vhodným zakončením a podpisem?